Este pasado miércoles 25 de noviembre, Juan Carlos Pérez, el fundador de la empresa Z1 Gestión, realizó en directo un «webinar» para Sage 50 donde explicó paso por paso cómo realizar una planificación del presupuesto anual. Se llevó a cabo de forma adecuada i realista para que todos los espectadores pudieran verlo aplicado a la realidad.
Planificación del presupuesto anual
Primero de todo debemos justificar la necesidad de hacer un presupuesto para el próximo año. El presupuesto es necesario porque nos puede ayudar a anticiparnos a los resultados futuros, ayuda a fijar o marcar ciertos objetivos empresariales debido a que nos puede dar una previsión del rendimiento futuro de las inversiones que queramos realizar como empresa. Por ejemplo, la compra de un vehículo que forma parte del activo de la empresa, en cuánto tiempo lo podemos amortizar.
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Elementos para realizar el presupuesto anual
Hay ciertos elementos que deberemos concretar mucho debido a que cuando tengamos que realizar el presupuesto van a ser puntos claves para nosotros, en estos casos no vamos a aplicar el IVA. Estos elementos van a ser:
- Ingresos: Deberán ser detallados para poder realizar el seguimiento. Nos van a servir para saber las ganancias totales que hemos tenido como empresa. Los ingresos se dividen por clientes o proyectos y en períodos cortos, generalmente en un mes.
- Gastos directos: Los gastos directos son los que tienen relación con la compra de materias primas para realizar nuestros productos. Es decir, saber qué nos cuesta la producción de lo que vendemos. Suelen incluirse todos en el grupo 6, asimismo pueden llegar a ser alquileres. Se calcula con un importe fijo o con un porcentaje sobre el valor de las ventas.
- Gastos personales: En este punto vamos a incluir los gastos por trabajadores de la empresa, desde los fijos hasta los temporales. Se compone del salario bruto más la seguridad social y otros gastos cómo por ejemplo la formación. Se debería tener una cuenta contable diferente para cada departamento para que sea más fácil realizar un seguimiento.
- Gastos generales: Son esos gastos fijos que van a estar presentes a cada final de mes se realice o no la actividad comercial. Tales como el alquiler o la luz son fijos. Los gastos generales deben estar bajo control siempre ya que si una empresa, por ejemplo, tenía un local y ya no lo utiliza, debe detectar todos los gastos activos que tiene, entre otros el seguro, para dejar de pagarlo.
- Otros gastos: Son esos gastos extraordinarios que la empresa no puede prever. Por ejemplo los gastos financieros o la provisiones y dotaciones.
Hoja resumen
Una vez se tengan estos elementos bajo un control mensual, se deberá ejecutar la hoja resumen anual. Esta deberá contener los ingresos y gastos totales y de ahí vamos a sacar el resultado anual. Después de realizar un análisis del rendimiento, vamos a determinar si los resultados son favorables, que en este caso vamos a proseguir con nuestra estrategia, o bien, si los resultados no van acorde con nuestros objetivos, que por el contrario deberemos volver a empezar y replantear nuestra estrategia.
Tesorería
La tesorería de la empresa nos va a servir para gestionar toda acción que tenga relación con las operaciones de flujo monetario, la gestión de caja y las gestiones bancarias, después la contabilidad de la empresa registrará todas las ejecuciones. La previsión de cobros y pagos está reflejada en la tesorería de la empresa y se distribuye de la siguiente manera:
- Cobros: Se incluyen las ventas del producto y el servicio. Además de los posibles prestamos que podamos recibir.
- Pagos: Se adjuntan las compras generales que realiza la empresa, así como, las cuotas, el gasto en personal o las inversiones.
- Impuestos: Se componen por las declaraciones del IVA y del IRPF. También se debe añadir el impuesto de sociedad.
Si en la planificación que hemos vemos que va a bajar nuestra tesorería por algún pago improvisto, podemos optar a la posibilidad de anticiparnos y pedir un crédito a nuestro gusto, es decir, con el tipo de interés que más nos convenga. En cambio, si nos pilla por sorpresa, deberemos adaptarnos al interés que nos proponga nuestra entidad bancaria.
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Seguimiento del presupuesto anual
El seguimiento del presupuesto anual nos va a servir para ver si cumplimos las previsiones que teníamos establecidas previamente. Para ello vamos a actualizar cada mes con toda la información necesaria, que nos va a servir para seguir nuestro recorrido.
Con la plataforma Sage 50 nos será más sencillo controlar los pasos de las previsiones, ya que nos va a permitir actualizarlas y añadirles los importes correspondientes a cada mes. Para poder tener un control óptimo de nuestro presupuesto mensual, podemos calcular la desviación mensual de cada uno de los elementos mencionados anteriormente y ver si nos estamos alejando mucho de nuestro objetivo estratégico. Todas esas ventajas las podremos controlar desde nuestro hogar.
Resumen de los pasos para la planificación del presupuesto anual
- Ventajas del control del presupuesto anual.
- Elementos para realizar el presupuesto de inversiones.
- Cálculo de los ingresos por ventas.
- Cálculo de los gastos.
- Presupuesto mensual de ingresos i gastos.
- Presupuesto de tesorería.
- Plan de financiación.
- Seguimiento del presupuesto.