¿Qué es un CRM y cómo saber si necesito uno?

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Carlos es el gerente de una pequeña empresa que abrió sus puertas hace 6 meses. En ese momento tenía diez clientes en cartera. Los conocía bien; su actividad, su facturación anual estimada, el nombre del máximo responsable, e incluso el e-mail de contacto de cada uno de ellos. Tenía muy claro qué proyectos estaban facturados y cuales no. También controlaba a la perfección los presupuestos presentados y pendientes de respuesta.

Pasados otros seis meses, la empresa de Carlos crece mucho y alcanza los 50 clientes activos. ¿Cómo puede gestionar tal cantidad de información? ¿Cómo puede hacer una previsión mensual de proyectos que van a ser facturados? Carlos comparte hojas de cálculo con sus empleados, pero muchos datos ya no están actualizados, y no tiene visibilidad del histórico de sus clientes.

El Excel se le ha quedado pequeño. Ha llegado la hora de utilizar un CRM en la nube.

¿Qué es un CRM y por qué necesito uno

Un CRM (Customer Relationship Management) es un software de gestión que nos ayuda a registrar con precisión todos los datos de clientes y potenciales clientes. Un CRM está diseñado y enfocado al cliente para facilitar la gestión y la optimización de la información.

Pero no podemos limitarnos a pensar que es un simple programa de gestión. Es mucho más que eso. La empresa debe orientar su actividad hacia el cliente, poniéndolo siempre al cliente por encima de todo, pero al nivel del producto. Ya que, tener un conocimiento amplio y una buena relación con todos nuestros clientes, aumenta las vendas y a la vez, fideliza a los consumidores.

Cuando una empresa crece es inviable atender de manera personalizada cada unos de sus clientes. Lo más habitual es utilizar métodos más básicos como las hojas de cálculo (Excel) para gestionar la información comercial. Estas hojas permiten diversas acciones como, introducir fórmulas y crear gráficos, aportando de este modo, flexibilidad. A la vez, permite conocer de manera aproximada algunas de las informaciones útiles de la empresa.

La importancia del CRM ¿Qué puede hacer por mi empresa?

Para gestionar de manera correcta la relación con tus clientes, debes saber cuándo y cómo enviarles un correo para ofrecerles un servicio. Este es su principal objetivo, administrar tareas, filtrar y detectar las posibles oportunidades que se planteen.

Nos ayuda a visualizar desde el momento que un cliente entra en el sitio web hasta que se convierte en tu cliente. Puede ayudarte a automatizar procesos, que hacerlos manualmente sería complicado o casi imposible de realizar.

La finalidad del sistema no es recolectar la mayor información posible de nuestros clientes, si no saber la utilidad de todos los datos de acuerdo con tus objetivos. La importancia de los objetivos es muy importante, ya que al saber qué es lo que quieres lograr, podrás saber cuáles son los datos que necesitas obtener.

¿Qué ventajas aporta un CRM?

  • Ofrece una mejor visión global y claridad de la marcha del negocio.
  • La base de datos que proporciona este sistema colabora con una gran centralización de la información.
  • Ayuda rápida y fácil de saber las oportunidades y debilidades de nuestras acciones, midiendo dónde lo hacemos bien y dónde mal.
  • Te permite poder seccionar toda la información y productos que ofrecemos, respecto la compra de nuestro cliente.
  • Alta seguridad de la información en el servidor.
  • Serás capaz de saber de qué manera irá tu empresa en un futuro, basado en la información acumulada históricamente.
  • Accesibilidad por parte de cada uno de los trabajadores de la empresa. Éstos, podrán hacerse cargo del cliente gracias a la accesibilidad de la información.
  • Mejora la comunicación con los clientes, evitando la perdida de tiempo, esfuerzo y dinero.
CRM
Bebarrel – Freepik

¿Qué CRM es adecuado para mi empresa?

Existen muchos factores para escoger el sistema que más te convenga.

¿Quiénes lo van a usar?

Depende de la capacidad de tu equipo ya que, si es grande, necesitarás una herramienta para sincronizar correos, mejorando la rentabilidad. En el caso de un equipo pequeño, posiblemente esté más enfocado en la estrategia de marketing. A más a más, te permitirá escoger de acuerdo con la rapidez con la que los empleados aprenden.

Buscar un CRM fácil y sencillo de usar puede ser primordial para que todos los trabajadores comiencen a usarlo lo antes posible.

La integración de otras herramientas

Antes de obtener un CRM, es necesario saber que herramientas puedes integrar y cuáles no.

El mes de prueba

Tener un mes de prueba o simplemente una demostración, ayuda a tomar una decisión final, sabiendo si la herramienta es compatible o no a tus procesos.

Te permite no arriesgarte a adquirir una herramienta para un proceso específico, ya que, a unos les puede funcionar correctamente y a otros usuarios no tener resultado positivo con ésta.


Tener un sistema CRM en tu empresa es una inversión a largo plazo ya que, puede hacer que crezca, gracias a la automatización de los procesos de marketing, integrar a los equipos de venta y marketing de mejor manera.

Por este motivo, con antelación hay que tener claros los objetivos para poder encontrar la idea más adecuada de lo que estás buscando en un software, dependiendo de tus necesidades.

Ahora que ya sabes qué es un CRM, sus ventajas y porqué razón necesitas adquirir uno,  deseamos que sigas nuestros consejos y encuentres el mejor para tu empresa y para tus clientes.

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