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Un Software de Gestión Empresarial o en inglés, ERP (Enterprise Resource Planning) es un programa que integra la gran mayoría de áreas de la empresa, destacando sobretodo la contabilidad, facturación, producción, logística, inventario y recursos humanos. Por ejemplo, Sage 50c o Ahora ERP y CRM son ejemplos de programas de gestión integral para empresa.
El objetivo de un ERP es simplificar las tareas de toda la empresa, tener más visibilidad de todos los procesos y controlarlos. Además, permite tomar decisiones de manera más efectiva y rápida, lo que conlleva una reducción de costes y tiempo.
Simplemente no existe el mejor ERP. ¿Cual es el mejor software de gestión empresarial? El que mejor se adapta a tu empresa en el máximo número de áreas disponibles.
Cada empresa es diferente, y por lo tanto, sus necesidades también. El sector empresarial, el número de trabajadores, el tipo de logística, los procedimientos o el producto son variables a tener en cuenta. Cuando una empresa decide implementar un sistema ERP hay que estudiar sus necesidades de forma detallada y calcular bien los costes de implantación.
Además, pueden existir tareas específicas de la empresa que requieran un módulo de programación a medida. No todos los ERP permiten dicha programación, y por eso, hay que analizar cada caso particular.
La implantación de un ERP requiere un estudio profundo de la empresa. Desde su sector y producto, hasta sus necesidades comerciales, pasando por el cliente final y los distribuidores.
Después se realiza una demostración del Software de Gestión empresarial que la empresa especializada cree más adecuado para su cliente. Si se acepta el presupuesto, se realiza una copia de seguridad de todos los datos de la empresa y se asignan unos días para la implantación o migración. Este proceso debe afectar el mínimo posible en rendimiento de la empresa, y por lo tanto, se realiza en horas o días de baja actividad.
Por último, los empleados reciben formación específica para exprimir al máximo el ERP. Es importante contratar el servicio de mantenimiento y soporte por si surgen dudas o problemas durante el uso del programa ERP.
El precio de un software ERP depende de muchos factores. Por ejemplo, una solución basada en SAP o Microsoft Dynamics requiere una gran inversión, porqué en gran parte sus soluciones están destinadas a grandes empresas.
Por otra parte, existen soluciones ERP para autónomos y pymes como Sage 50c donde el coste es mensual, y depende del número de usuarios y módulos contratados. También existe el modelo Freeware de Ahora ERP y CRM, donde no hay un coste por licencia pero sí por servicio contratado.
Además, algunos ERP permiten modificaciones a medida a través de códigos de programación. Esto es una gran ventaja, ya que si la empresa crece y requiere nuevas personalizaciones, se añaden y no hay que cambiar el software de gestión.
Por supuesto. Incluso un autónomo podría disponer de un sistema de gestión empresarial. Integrar un sistema de planificación de recursos empresariales es sinónimo de automatización y digitalización de procesos. Por lo tanto, el manejo de un ERP está abierto a todo tipo de empresas, incluso la microempresas buscan soluciones a medida.
Eso sí, es muy importante escoger el tipo de ERP perfecto para tu negocio, ya que hay muchas variables que pueden influir en la decisión del mismo. Los sectores más competitivos necesitarán siempre de programas de gestión de empresas, ya que el volumen de información a controlar es tan grande que de forma manual no se puede gestionar.
En base a nuestra experiencia, es mejor instalar el ERP en la nube. Un programa de facturación en la nube tiene muchas ventajas, entre las cuales destacan las copias de seguridad automáticas, la protección ante caídas del servidor (redundancia), el poder trabajar en remoto desde cualquier parte del mundo, y por último, el ahorro energético y en infraestructura.
Los programas de gestión en la nube son el futuro de los sistemas ERP. La dependencia de un equipo físico es cada vez menos habitual, teniendo en cuenta que por una pequeña cuota mensual dejas de depender de renovar el equipo físico. Además, todas estas tecnologías se gestionan mediante bases de datos SQL altamente fiables.
La implantación de un ERP suele ser rápida, pero depende de muchos factores. Por ejemplo, si la empresa ya tenía un ERP es más fácil, ya que se realiza una exportación de datos. En el caso contrario, si es una empresa nueva, los datos se entran de nuevo y si está a medio año fiscal, el tiempo se incrementa.
Los administrativos, contables, informáticos, directivos y todos los empleados deberán realizar una formación específica. Esta formación puede llegar a ser gratis (aunque primero se paga) a través de cursos subvencionados. Aunque todos los programas de gestión de stock y facturación mantienen una estructura similar, es importante entender los procesos para utilizarlos correctamente.
Por ejemplo, Sage 50cloud es uno de los mejores programas de contabilidad para pymes y su implantación se puede llegar a realizar en 24 horas. No aconsejamos este tipo de instalaciones con tan poco tiempo, pero si es necesario puede hacerse.
Existen formas automáticas o manuales para migrar los datos. En la mayoría de casos es un proceso automático, pero siempre se realiza de forma individualizada y estudiando caso por caso. A veces es interesante no migrar todos los datos y solo una parte de ellos. Los más actualizados se incluyen, y clientes que ya se dan por perdidos o productos des-catalogados, no se migran.
Un CRM permite gestionar y administrar de forma eficaz los clientes de una empresa. Esto engloba todas las áreas posibles: datos básicos, presupuestos asociados, facturas del mismo, marketing, nóminas, SAT, etc.
Si estás buscando un programa de gestión de clientes y facturación significa que has alcanzado un buen volumen de ventas y el Excel se te queda pequeño.
Es una gran herramienta, muy útil, para realizar el seguiimiento de las ofertas comerciales y no perder ningún detalle. Además, se puede vincular a un software BI (Business Intelligence) para tener datos estadísticos. Por ejemplo, un cliente está comprando grandes cantidades de un producto de forma regular. Sabiéndolo, hay que ofrecerle campañas de marketing orientadas a esa tipología de producto.
