Registro horario obligatorio de los trabajadores 2019

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¡Vuelve fichar en el trabajo! 😱

## Texto actualizado el 22 de Mayo de 2019 ##

El control horario de la jornada laboral siempre ha sido un tema delicado y difícil de gestionar. Desde el método empleado para el fichaje (hojas de papel con firma manual, lector de huellas, tarjeta de empleado…) hasta los aspectos más psicológicos. Es sabido que algunos empleados interpretan la imposición del fichaje como una falta de confianza…

El objetivo de este post es exponer de una manera fácil qué implica esta ley, y cuales son las acciones que puede llevar a cabo la empresa para adaptarse y no sufrir sanciones legales.

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¿Qué es el registro horario obligatorio 2019?

Tras años de idas y venidas sobre este aspecto, el Gobierno anunció en Consejo de Ministros la aprobación de un nuevo Decreto Ley sobre el registro de la jornada laboral.

El Real Decreto Ley 8/2019 del 8 de marzo establece la obligación del registro de jornada y control horario de entrada y salida de los trabajadores. Este decreto publicado en el BOE (Boletín Oficial del Estado) amplía la actual normativa, y obliga a todas las empresas a cumplirla.

¿Solo afecta a las sociedades españolas? Seguro habrá más países que lo apliquen. De hecho el Gobierno se ha anticipado a la sentencia del Tribunal de la Unión Europea que (si todo va según lo previsto) acabará fallando a favor. Entonces… ¿Qué ha cambiado realmente a nivel legal?

Hasta ahora las empresas solo estaban obligadas a registrar el horario a los empleados con contrato a media jornada o tiempo parcial. Para los empleados a 40 horas, el registro de jornada a tiempo completo era opcional y recomendado. Además, las horas extraordinarias debían registrarse en ambos casos.

A partir del 12 de mayo de 2019, el registro horario es obligatorio para todos los empleados. Además, el registro debe conservarse durante 4 años. Si no se cumplen ambas condiciones, la empresa será sancionada con multas de hasta 6250 euros.

Objetivos del control horario de los trabajadores

Esta reforma, aprobada el pasado 8 de marzo de 2019, pretende:

  • Garantizar el cumplimiento del límite de jornada laboral.
  • Facilitar el control horario por parte Seguridad Social y en caso de discrepancias, también por la Inspección de Trabajo. Creando un marco de seguridad para trabajadores y empresas que solucione conflictos relativos a la jornada laboral y termine con la precariedad.
  • Controlar las horas extra no pagadas que en ocasiones exceden la legalidad, o bien, encubren jornadas completas en caso de los trabajadores a tiempo parcial.
  • Controlar el absentismo laboral.

El control horario es la herramienta a través de la cual la Inspección de Trabajo puede tener constancia de las horas extras. De esta manera se evitarán abusos y fraudes a la Seguridad Social. La reforma pretende mejorar las condiciones y aumentar la calidad del empleo.

Ventajas del control horario obligatorio

Y es que no son pocas. Según la EPA (Encuesta de Población Activa) más del 50% de los trabajadores españoles hace más de 40 horas a la semana. Por si no fuera poco, también un 48% afirma no cobrar las horas extras.

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Mayor transparencia horaria 🕒

Ambas partes (empleado y empresa) tienen a su disposición toda la información relativa a los horarios del empleado y se comprometen a cumplirla. Un mal comportamiento por cualquiera de las partes, es un problema mutuo.

Mejorar la conciliación laboral y familiar 👶

La transparencia en materia de horarios permite reducir el riesgo de absentismo, la impuntualidad y el no cumplimiento con el horario pactado.

Mayor flexibilidad horaria ⏳

El registro de horas de trabajo permitirá generar horarios más flexibles y romper con los esquemas estáticos típicos de la oficina. Permitirán fomentar la productividad, adaptándose a la realidad de cada empleado.

Respetar las pausas por salud y seguridad 😴

Si los horarios activos dedicados al empleo están definidos, también lo están los descansos. Esto permite respetar los tiempos para comer y disfrutar del tiempo libre, lo que mejora la salud del empleado y aumenta su seguridad.

Reducir el fraude laboral 👮

El control de entradas y salidas de los empleados permite registrar las horas extra y justificar el pago de las mismas. Además por supuesto de cumplir realmente lo que está escrito en el contrato. No trabajar 40 horas, si el contracto estipula 30. La hoja de cálculo es fácilmente manipularle y esto conllevará más seguridad.

Implicaciones de Ley de control horario obligatorio

Para que se haga efectivo el nuevo Real Decreto en defensa del derecho de los trabajadores, la ley que regula el mercado de trabajo y el Artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores especifica:

“Será de obligación de la empresa registrar la jornada de cada trabajador de forma fehaciente. Este registro de jornada será diario y deberá incluir el horario concreto de entrada y salida”

La reforma obliga a todos los empleados a fichar diariamente, siendo el empresario el responsable de dar instrucciones para organizar y documentar el registro de la jornada laboral.

¿Qué debe hacer la empresa?

  • Llevar un registro diario de la jornada laboral, incluyendo las horas extras. Y deberán entregar al trabajador en cada periodo de pago un comprobante de las horas extra.
  • Totalizar mensualmente las jornadas y entregar una copia al trabajador cada mes.
  • Entregará un resumen mensual de las horas extras que ha hecho cada empleado (y su compensación) a los representantes sindicales.
  • La empresa deberá conservar los registros de jornada mensuales durante un periodo mínimo de 4 años. Estos registros, permanecerán a disposición de los trabajadores, sindicatos y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Además, existen otras obligaciones tales como…

  • Respetar el límite de máximo de 80 horas extraordinarias anuales para contratos de jornada completa.
  • Retribuir correctamente cada una de esas horas extras según el convenio laboral.
  • En caso de contratos a tiempo parcial se deben registrar las horas trabajadas por los trabajadores sujetos a este tipo de contratos (lo idóneo es realizarlo mediante un software de control horario que se ajuste a los requisitos legales) teniendo en cuenta que estos trabajadores no realizarán horas extras, pero sí horas complementarias tanto obligatorias como voluntarias.
  • El obligado control horario en los contratos a tiempo parcial debe permitir tener constancia detallada de si se han realizado horas complementarias o no, y si estas se han llevado a cabo dentro de los porcentajes contemplados, esto es, el límite del 30% de las horas de contrato para las obligatorias, y el 15% en el caso de las voluntarias. Solo si así lo establece el convenio, se puede aumentar el porcentaje a 60% y 30% respectivamente.
fecha limite ley control horario
A partir de ahora los sistemas de control de acceso de personal serán habituales…

Fecha límite para adaptar tu empresa

Las empresas españolas tienen hasta el 12 de mayo de 2019 para adaptar el nuevo sistema de fichajes. Si no lo hacen, se exponen a sufrir sanciones ante una inspección del Ministerio de Trabajo o denuncia por parte de los propios empleados.

Sanciones por incumplimiento… 

El incumplimiento de esta obligación puede afectar de forma importante a tu cuenta de resultados de las empresas. Las sanciones por no llevar un control horario dependerán del tipo de incumplimiento:

Leves: de 60 a 625 euros por no informar de las principales condiciones laborales o por incumplir el proceso por el cual se debe informar (mediante los informes generados por el software de control de presencia)
Graves: de 625 a 6.250 euros, por irregularidades en los horarios pactados o la realización de horas extras no computadas ni pagadas.
Muy graves: de 6.250 a 187.515 euros, por un aumento considerable de las horas extras sin que estas se reflejen en un cambio de tipo de contrato. O bien superen el máximo legal de 80 horas extras anuales o no se abonen adecuadamente.

Por tanto, las multas se pueden producir tanto por la ausencia de sistemas de control de presencia de los trabajadores, como por la falta de comunicación. Hacer horas extras o enmascarar las horas extra bajo otros conceptos salariales será sancionado. Es importante respetar los derechos ARCOS y la normativa de Protección de Datos RGPD y LOPD.

A día de hoy, la Inspección de Trabajo sigue disponiendo de la potestad sancionadora que le otorga el artículo 7.5 R.D (Real Decreto Legislativo sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social) en todo lo relativo al tiempo de trabajo.

Métodos para el control de fichajes

No todos los métodos de control son igual de válidos y dentro de la norma se especifica que los trabajadores deben conocer las herramientas que decida usar cada empresa. Las empresas van a tener que elegir un medio que genere la información de cada empleado requerida por la Inspección de Trabajo.

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Uno de los sistemas de control de asistencia de personal más utilizados es el biométrico.

Los propios Inspectores de Trabajo apuestan por un “sistema de registro mecanizado” debido a su fiabilidad. Sin un sistema de control de horarios que calcule el tiempo de trabajo, no existen garantías de que se respeten los límites temporales fijados. Dentro de todos estos métodos los más utilizados son:

  • Máquinas de fichar biométricas (lector de huellas dactilares)
  • Control de acceso con tarjeta de empleado (NFC)
  • Lectores de retina o iris
  • Reconocimiento facial avanzado
  • Aplicaciones para el control de trabajadores
  • Portales web en la nube

Aplicaciones para el control horario

En el mercado existen muchas aplicaciones de control horario. ¿Qué diferencia hay entre ellas? Existen soluciones totalmente en local, mixtas o en la nube. Cada empresa es un mundo, y en iMàtica ofrecemos soluciones según la tipología de empresa y su actividad. La movilidad es un factor clave y determinante a la hora de escoger el sistema de fichajes.

  • Pequeñas empresas (0 a 30 empleados) el pack estándar de fichador y software
  • Medianas empresas (30 a 100 empleados) sistemas mixtos como Woffu
  • Grandes empresas (más de 100 empleados) ideal enlazar el sistema con el ERP

Los empleados móviles que desempañan su función en remoto (desde casa o fuera de la oficina) existen entornos web-app en la nube o aplicaciones específicas para poder registrar la jornada laboral. A nivel legal, esta es una de las partes que queda más indefinida. El teletrabajo es una realidad en aumento que el gobierno deberá abordar.

Registro diario de jornada en remoto

¿Quién no conoce a alguien que ya trabaja desde casa? El teletrabajo o trabajar desde casa es una realidad en nuestro país, y el fichaje también se aplica a estos perfiles. Se reducen los costes para la empresa, el empleado gana calidad de vida y ahorra tiempo y dinero en desplazamientos. Pero… ¿Cómo puede fichar un empleado en remoto?

Existen plataformas cloud (en la nube) de control horario como Woffu, que mediante sistemas de fichaje telemático permiten registrar la jornada laboral del empleado. Lo hacen a través de un portal web y/o aplicación móvil compatible con iOS y Android.

La verificación de la posición (si es necesario) se realiza mediante geolocalización GPS o por IP. Además, estos portales son un gran aliado para Recursos Humanos, ya que permiten gestionar los calendarios laborales, vacaciones, ausencias, turnos, generar informes perosnalizados, etc.

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Con Woffu puedes olvidarte de la plantilla de registro de jornada de trabajo manual…

El control horario es una oportunidad

En la práctica resulta que la mayoría de las empresas están obligadas a llevar un control presencial de sus empleados. ¿Motivos? Comprobar que no se supera el límite de las 40 horas semanales y velar por el correcto cumplimiento de los descansos. También controla las horas extras, evitando que en ningún caso estas superen el límite anual fijado por la ley.

Debemos invertir nuestra energía en gestionar el tiempo, no en controlarlo. Potenciar la conciliación laboral y familiar es una asignatura pendiente.

Sabiendo esto, hay que potenciar políticas que fomenten la creatividad y la gestión del tiempo. Afrontar el cambio y utilizarlo como una herramienta poderosa. Tener un mayor control del tiempo horario pone sobre la mesa la situación real de las empresas. Tanto si son buenas, como si no.

Actuar en consecuencia hacia una racionalización horaria solo puede traer beneficios. Si el empleado está más a gusto con sus condiciones laborales (horario, descansos, vacaciones, horas extra) rendirá más y el retorno para la empresa será aún mayor. Un correcto registro de la jornada de los trabajadores son muchos, muchos beneficios.

¿Tienes alguna duda? Escríbenos y estaremos encantados de ayudarte 🙂

38 comentarios en “Registro horario obligatorio de los trabajadores 2019”

    • ¡Buenos días Jaime!

      Técnicamente sí. El software de control horario permite definir entradas y salidas de tipo definitivo (entrada y salida de la empresa) y los descansos programados. Estos descansos suelen estar marcados mediante convenio laboral. Por ejemplo, un empleado que haga 8 horas en el sector del comercio tiene programado un descanso de “x” minutos. Recuerda que tan importante es el tiempo trabajado como el que nos merecemos de descanso! Hay que respetar los dos 🙂

      ¡Gracias por comentar!

    • Tengo un contrato de 30h y me dicen en la empresa que las horas complementarias no se pagan se nos da en días libres.Esto es así!
      Soy dependienta y mi convenio es de textil y piel. Gracias

      • Hola Carmen,

        En iMàtica somos especialistas en la implantación de soluciones para el control horario, pero no podemos resolver dudas legales. En un caso de esta índole, te recomiendo acudir a un especialista en RRHH o derecho laboral. ¡Gracias por comentar!

    • Si tengo contrato de 30 horas y trabajo 40 tendría que fichar mis 40 horas no? Según la empresa me paga a razon de 40 horas

      • ¡Hola Vasi! Si el horario real no coincide con el teórico según el fichaje, técnicamente se está incumpliendo la ley. Ante una inspección, la empresa (no el empleado) podría ser sancionada por incumplimiento de la normativa.

        Esperamos haberte ayudado 🙂

    • Hola Conrad,

      Efectivamente, el empleado tiene derecho de acceso a la información. De hecho, mensualmente el trabajador debería aprobar el informe de fichajes, para evitar así posibles disputas (futuras) sobre horas extras, días libres, etc.

  1. Hola!

    Tengo una pregunta… como fichan las personas que están fuera de una oficina? Un comercial o tecnicos que no vienen en todo el dia. ¿Están obligados a fichar? Gracias

    • ¡Hola Joan! Interesante pregunta.

      El personal que está fuera de la oficina, como por ejemplo comerciales, técnicos de servicio, home-workers y similares, sí deben fichar. En este caso, nosotros utilizamos Woffu como método de fichaje para estos casos. Es una solución 100% cloud y dispone de App para fichar en remoto. Además dispone de un potente sistema de gestión de empleados (vacaciones, turnos, documentación RRHH…)

      Si quieres más información, escríbenos y lo hablamos 🙂

  2. hola soy de conductor de autobuses tambien estoy todo dia fuera como se controla las horas de este colectivo que esta todo el dia para ya y aca.
    gracia

    • Buenos días Miguel Angel,

      Para las empresas que tienen empleados trabajando fuera de la oficina tenemos opciones como Woffu. Este software tiene aplicación para iOS/Android y puedes realizar el fichaje a través de tu teléfono móvil. De esta manera no importa si estás fuera de la oficina 🙂

    • Hola Jorge!

      Teóricamente deberías fichar cuando sales, no antes. Situaciones como la que expones van en contra de esta nueva ley, y por lo tanto, son denunciables. Es importante saber que la finalidad de estos programas es facilitar la gestión del control horario, pero no pueden garantizar su cumplimiento.

      Con nuestro sistema de control horario, el empleado debe firmar la hoja de control horario y dar el visto bueno a tus fichajes. De esta manera se evita una manipulación de datos.

      Espero haberte ayudado 🙂

  3. Hola mi pregunta es la siguiente, si yo entro a las 8 a mi empresa pero nos tenemos que desplazar durante una hora a la zona de trabajo que serían las 9 y a la hora de salir igual termino a las 6 pero por desplazamiento llegó a mi empresa a las 7 esa hora de 8 a 9 y la hora de 6 a 7 cuentan en las 40 horas laborales?

    • Buenas José,

      Técnicamente la jornada laboral empieza una vez llegas a tu empresa. Si luego por motivos laborales tu cliente está a 1 hora en coche, este tiempo es laboral. Por supuesto hay que ser flexibles, y si puntualmente por motivos de desplazamiento fichas más tarde, no pasaría nada. El software es una herramienta que nos permite facilitar este control y entregar los informes con más facilidad. Es él quién se adapta a nosotros, ¡No al revés! 🙂

      ¡Gracias por comentar nuestro artículo!

  4. Hola,
    Cómo se puede registrar el periodo de descanso?
    Tengo que registrar el tiempo de entrada y salida, y también tengo que registrar los tiempos del descanso también?
    Muchas gracias!
    J. C

    • Saludos Joana,

      Se registran ambos. Los programas permiten definir un horario de pausa fácilmente. Al poder configurar horarios múltiples por empleado / departamento / sede la gestión se simplifica mucho. ¡Espero haberte ayudado!

  5. Trabajo subcontratado en un museo, mi horario es de 10.30 a 14 y de 16.30 a 20.30, pero nos mandan estar 10 minutos antes para estar a la hora de apertura en nuestro sitio. ¿Es legal eso? ¿Debería cobrar esoa 10 minuto? Y con respecto al fichaje, ¿es legal que el fichaje sea por escrito? O tiene que ser mecanizado. Muchas gracias

    • ¡Hola José!

      No somos expertos legales en RRHH, pero sí puedo decirte que ambos métodos de fichaje son correctos. Respecto estos 10 minutos, los programas de fichar tienen una carencia (en minutos) para definir estos aspectos. Gracias por comentar 🙂

  6. Que ocurriría en caso de fichar que sales del trabajo pero seguir allí. A quién iría la sanción? A la empresa o también al trabajador?

    • Hola Fernando,

      No somos especialistas legales en RRHH y te recomendaríamos consultar estos temas en un experto. Igualmente, si consultas la guía de control horario las sanciones se aplican a las entidades jurídicas. Es decir, a las empresas y no a los trabajadores.

  7. Hola:
    Mi empresa me hace fichar en el ordenador. Para lo cual tengo que llegar a mi mesa, encenderlo, abrir el programa y poner la hora (que queda registrada por la hora del ordenador). Del mismo modo al salir tengo que fichar y despues cerrar los programas, apagar y despues salir. Esos minutos de demora de mañana y de tarde van en perjuicio del trabajador que ya esta en la empresa y todavia no fichó. Ante la nueva normativa, ¿esta obligada la empresa a colocar un reloj en la entrada?

    • Hola María,

      Lamentablemente no podemos dar respuesta a otras soluciones de control horario (no las conocemos). En nuestro caso, la solución que ofrecemos permite configurar unos márgenes de entrada y salida para resolver estas incidencias. La normativa no contempla la colocación de relojes, pero sí deberías tener a tu disposición los fichajes que has realizado en todo momento.

      Gracias por comentar 🙂

  8. HOLA, en una microempresa de servicios de 2 trabajadores que tienen una jornada completa (con hora de comida y descanso entre medio) no vienen a la oficina sinó se desplazan a obra, no hay ni horas extras ni complementarias. como quedaría lo de firmar? . gracias.

    • ¡Hola!

      Según ley, deberían firmar. En un caso como este, te recomendamos utilizar un sistema de fichaje a través de App. De esta manera, ellos podrán realizar su correspondiente fichaje a distancia cómodamente. Además de poder solicitar vacaciones, días puntuales, etc. Si lo deseas, te mandamos información sin compromiso.

  9. Hola
    Mi pregunta es: si tengo que plegar a las 17:00 y ese día plego a las 17:10 esos 10 min se van acumulando en horas extras? O hay un rango de tiempo ?
    Gracias

  10. si un trabajador se niega a fichas, que responsabilidad tiene? le puede sancionar la empresa que es la que va a pagar la multa?

    • ¡Hola! Es una obligación legal, como lo es ponerse zapatos de seguridad si así se requiere. Por lo tanto, es un básico que debe cumplir si quiere trabajar en esa empresa. Igualmente, ante casos de esta índole te recomendamos acudir a algún especialista legal en Recursos Humanos. ¡Gracias por comentar!

  11. Nosotros en la empresa fichamos en papel escribo hora de entrada y salida, es válido esa forma de fichar

    • Hola Juan,

      La ley no dicta un sistema concreto de fichaje, pero el papel sí es apto. Lo importante es que se registre la jornada y esta documentación esté disponible para los empleados.

  12. como se refleja en una empresa de trabajo a turnos, donde el trabajador debe dar relevo.Normalmente entra 20 minutos antes y sale 20 minutos después en algun caso?

    • Todos los sistemas de fichaje tienen un % de tolerancia. Es decir, un margen de tiempo de inicio y fin. Es totalmente modificable según el criterio de cada empresa

      Para cualquier duda estamos a tu disposición 😉

  13. buenas somos varios compañeros taxistas que tenemos una duda, tenemos contrato parcial de 4 horas al día pero trabajamos más de 8 horas al día porque nos obligan incluso hay días que incluso se hacen 16 horas, mi pregunta es; ¿Para quien iría la sanción en caso de que nos coja la inspección fuera del horario apuntado en la hoja para el trabajador o para la empresa?

    • Buenos días Samuel,

      La sanción se imputa a la empresa, no al empleado. Igualmente, te aconsejo acudir a un especialista en derecho laboral 🙂

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