10 motivos para instalar un ERP en tu empresa

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Cada semana nos llegan peticiones para instalar sistemas ERP en nuestra empresa. Muchos clientes tienen dudas al respecto. Y es que es normal. Este tipo de soluciones son muy complejas, tanto de entender como de implementar. Los procesos internos de las pymes son muy dispares, y puede resultar complicado encontrar un ERP que se ajuste a todas las necesidades por igual.

Como ya hablamos en el artículo anterior acerca de los motivos por los cuales una empresa -sea cual sea su tamaño- debería instalar un ERP sus procesos empresariales, en este artículo nos vamos a centrar en los 10 motivos principales para instalar un ERP en tu empresa.

Evidentemente, existen muchos más motivos, pero estos son los más destacados.

Digitaliza todos los procesos

Y el proceso de digitalización de una empresa es complejo y a su vez imparable.

El hecho de digitalizar toda la información, y pasar de un mundo analógico a digital, nos da una gran ventaja: poder medir todo aquello que hacemos en nuestro día a día.

Existe una frase muy popular que dice mide y vencerás. ¡Y no se equivoca!

El poder medir numéricamente todas las áreas de nuestra empresa nos permite a tener un mayor control en todo aquello que hacemos. Es mucho más fácil decidir dónde invertir o recortar cuando se tienen Datos al respecto.

Por ejemplo, podemos observar la tendencia de venta de un artículo o familia de artículos y decidir si potenciarlo o por el contrario, eliminarlo de nuestro catálogo.

En una empresa analógica, este proceso significaría analizar hojas de Excel durante largos periodos de tiempo. Mediante un ERP y la tecnología de Business Intelligence, esta operación se realiza en segundos y de una manera muy fácil.

Flexibilidad y adaptación a tu modelo empresarial

A pesar de que cada empresa es diferente en función de su tamaño, sector o actividad, el RP tiene la capacidad de amoldarse a todo tipo de empresas.

En este caso, Ahora ERP Es una de nuestras opciones favoritas por su alta modularidad. Es decir, el software permite activar o desactivar módulos y funcionalidades según las necesidades de cada tipo de empresa.

¿Qué significa esto? Que podemos mantener unos costes muy ajustados durante todo el ciclo de vida de nuestra empresa. Por ejemplo, en los primeros años de vida de la compañía seguramente necesitaremos los módulos básicos del ERP: compras, ventas, facturación y contabilidad.

Con el paso del tiempo y a medida que la empresa crece, posiblemente necesitemos la integración de un CRM para poder gestionar todas las oportunidades comerciales abiertas y optimizar nuestro departamento comercial.

A su vez, también será imprescindible integrar un módulo de inteligencia de negocio para poder tomar mejores decisiones mediante el análisis gráfico de datos.

¡Pero cuidado! No todos los ERP del mercado permiten esta gran flexibilidad.

Algunas soluciones son de precio elevado nada más empezar. La puesta en marcha inicial tiene costes muy elevados, y el aumento de licencias (más usuarios) Implica un sobre coste que no siempre la empresa puede asumir.

Control y trazabilidad en todos los procesos

Otro de los motivos de peso para instalar un ERP en tu empresa es la trazabilidad.

Muchas empresas dedicadas a la fabricación y distribución de productos necesitan tener bajo control las fases o estadios por las cuales pasa su producto. Por ejemplo, una empresa de alimentación necesitará tener la trazabilidad de todo el proceso de fabricación, Envasado, empaquetado, etiquetado y el posterior proceso logístico.

La trazabilidad en muchas empresas es algo indispensable.

No solo para garantizar la seguridad de sus productos ante un posible problema, sino también para obtener certificaciones ISO y ser más eficientes en el control de costes gracias al análisis de los escandallos.

Automatización de tareas repetitivas

Una de las grandes ventajas de la tecnología es la automatización de los procesos manuales y repetitivos…

¿Quien no ha pasado horas entrando facturas y albaranes en su programa de contabilidad?

La automatización es uno de los grandes motivos para instalar un ERP en la empresa. El ahorro de recursos (es decir, tiempo y dinero) Le permite al empresario destinar esfuerzos en otras áreas estratégicas o más interesantes para su negocio.

Por ejemplo, la persona destinada a elaborar facturas y generar los asientos contables puede destinar su tiempo en otras tareas más productivas y que tengan un impacto mayor en las cuentas de explotación.

La instalación de un ERP en la pequeña empresa no significa que se vayan a destruir puestos de trabajo. Justo al contrario, ya que las tareas repetitivas y que no aportan valor al cliente son sustituidas por un proceso automático.

Esa ganancia de tiempo debe invertirse en mejorar la relación con clientes y proveedores o incluso en áreas de investigación y desarrollo para abrir nuevos mercados.

Integración de clientes y proveedores

Para aquellas empresas que buscan una automatización más allá de las tareas diarias, existe la posibilidad de realizar una integración directa con clientes y proveedores. En este caso, la automatización va más allá de los procesos internos y abre una puerta directa con los agentes externos.

Por ejemplo, a la hora de procesar un pedido Basta con generarlo en nuestro ERP y el sistema EDI Se encargará de transmitir la información al proveedor y empezar todo el proceso comercial y logístico.

Eliminación de errores y duplicidades

Otro punto a favor para integrar un ERP es la cita de minimizar o incluso eliminar errores y duplicidades  causados por errores humanos. Por ejemplo, las empresas que siguen utilizando programas como hojas de cálculo Excel suelen tener problemas para mantener el orden de estos archivos.

Cuando varias personas o múltiples departamentos deben colaborar en un mismo proyecto, el ERP se convierte en una herramienta indispensable. Su fiabilidad y facilidad de uso está a años luz de una hoja Excel compartida en red.

Además de esto, el ERP permite gestionar proyectos integrales a través de la integración de múltiples áreas de la empresa. Un caso práctico: el departamento técnico puede imputar costes en horas directamente sobre el mismo proyecto. Una vez finalizado, el departamento financiero puede facturar estos importes directamente al cliente adjuntando una justificación clara y concisa de las tareas realizadas.

Con este sistema se eliminan duplicidades, errores y se mejora la calidad del servicio.

Integración de CRM y Business Intelligence

Otro motivo de peso para instalar un ERP en la empresa es el poder integrar soluciones cruzadas o de terceros. Por ejemplo, el uso de un programa de gestión de cartera de clientes (CRM) ayudará enormemente al departamento comercial a mejorar sus resultados. A su vez, el supervisor comercial tendrá una completa y total visibilidad del estado de las operaciones abiertas, perdidas y ganadas.

Por otro lado, el CRM puede estar completamente integrado con herramientas de análisis de negocio. Power Bi de Microsoft es un software que permite analizar e interpretar datos provenientes de múltiples fuentes para sacar patrones de comportamiento o estadísticas y tomar así mejores decisiones empresariales.

Es de vital importancia para tomar estrategias a medio y largo plazo.

Por ejemplo, gracias a las herramientas de análisis de datos podemos ver, de un vistazo, datos muy reveladores. El rendimiento de cada uno de nuestros socios comerciales, los productos más vendidos, comparar periodos de ventas y un largo etcétera.

Copias de seguridad y protección de datos

Otro punto de vital importancia son las copias de seguridad de todos los datos relacionados con la actividad de la empresa. Fichas de clientes y proveedores, contratos, presupuestos, fichas de producto…

Tener toda la información centralizada en un mismo software facilita enormemente la creación de las copias de seguridad. Además, los ERP disponen de sistemas de auto protección para salvaguardar los datos en caso de intrusiones dentro de la red corporativa.

Esto no significa que por el simple hecho de tener un ERP instalado en la empresa, tus datos estén protegidos.

Es importante tomar todas las medidas de prevención y protección en los equipos informáticos de la empresa. Disponer de sistemas operativos actualizados, software legal, contraseñas seguras, y una política de protección de datos interna y externa es de vital importancia.

En esta momento los ataques informáticos y los ciberdelincuentes están a la orden del día.

El 80% de los ataques informáticos van dirigidos a pymes y tienen un motivo económico. Los atacantes saben la importancia de los datos que almacenan los servidores de las pymes, y buscan sacar un rédito económico mediante el cifrado de estos datos.

Acceder al ERP cuando quieras y desde donde quieras

El uso de las tecnologías en la nube es indispensable para toda empresa que busque ser competitiva en un entorno digital.

Las ventajas de un ERP en la nube son muchas Y por eso en el blog encontrarás un artículo entero dedicado a ello. Igualmente, es obligatorio incluirla como una de las principales ventajas de tener un ERP en la empresa.

Poder trabajar desde donde quieras y cuando quieras, accediendo a la información de manera segura se ha vuelto imprescindible. Además de la movilidad, un ERP en la nube tiene otras ventajas asociadas como un menor consumo energético, una reducción en costes económicos en materia de mantenimiento de servidores y licencias, y por supuesto su mayor grado de seguridad.

Mayor competitividad empresarial

El último motivo para instalar un ERP en la empresa es claro y definitivo: ganar en competitividad. Todos los puntos mencionados anteriormente conducen a un mismo punto: hacer más, con menos.

Conseguir clientes -y mantenerlos- es cada vez más costoso. La globalización ha hecho emerger nuevos competidores, con mejores precios y propuestas de valor muy agresivas. Las empresas europeas que basan su estrategia en precios bajos deben virar hacia un modelo basado en la generación de valor.

Para ello, herramientas como Ahora ERP ayudan enormemente a realizar esta ardua tarea. Poder optar por un software de gestión a precios contenidos permite a toda pyme poder competidor en el mercado de manera real.

¿Aún no tienes un ERP en tu empresa y buscas uno?

Contacta con nosotros y te ayudaremos a elegir la opción más adecuada según tu situación.

Foto de portada by Freepik

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