Puntos a valorar antes de decidirte por un ERP. Y el precio, no es uno de ellos.

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Como expertos en integración de software de gestión, con el paso del tiempo detectamos nuevos patrones en nuestros clientes. El proceso de adquisición de un ERP no es nada fácil. Supone un gran esfuerzo por parte de todos los departamentos. En una pyme con pocos empleados, es más fácil. Pero una mediana o gran empresa… sufre un estrés mucho mayor.

La gran pregunta es… ¿Qué factores tienen mayor peso a la hora de elegir un ERP?

De manera muy resumida, a nuestro criterio, los puntos más relevantes son los siguientes.

  • Las características y funcionalidades
  • Interfaz fácil e intuitiva
  • Integración con otras plataformas
  • Nivel de servicio y formación
  • Escalabilidad
  • Análisis e informes

¿Y el precio?

El coste es un punto importante, y decir que no es relevante no tendría sentido. Pero lo cierto es que el nivel de servicio pasa por delante del precio. Vamos a explicar los motivos.

No pongas tu foco en el precio

Te arrepentirás. Como dice el dicho popular, “lo barato sale caro” y es que elegir un ERP para tu empresa es una gran decisión. Los criterios de decisión cambian según el nivel de responsabilidad.

Si posees un coche, piensa en ello.

¿Qué puntos tuviste en cuenta al comprar tu primer coche? Seguramente el precio y la estética.

Pero si eres madre o padre de familia y te toca cambiar de coche. Los criterios cambian, y mucho. Te decantarás por espacio, funcionalidad y seguridad.

¿El precio tiene peso? Sí, seguro estarías dispuesto a gastar más por conseguir un extra de seguridad.

Con los ERP pasa lo mismo. El software controlará toda tu empresa, y su nivel de fiabilidad es clave. Disponer de un buen soporte (para cuando surjan los problemas) resultará imprescindible, porqué al fin y al cabo, todos queremos dormir tranquilos.

Características y funcionalidades

Por supuesto, un factor imprescindible. Tu empresa tiene unas necesidades que solo tú conoces, y el ERP debe ayudarte en todas y cada una de las áreas. Es obvio que todo software de gestión cumple los básicos como facturación, contabilidad, compras, ventas, etcétera. Pero es necesario ir más allá y pensar en automatizar todo lo posible los procesos.

¿Automatizar? Uf, eso suena a despedir personal…

¡Para nada! Significa eliminar las tareas repetitivas para eliminar o minimizar errores. Y si tienes un empleado realizando esa tarea repetitiva, aprovecha su talento (porqué todos tenemos uno) e intégralo con tu empresa. Tendrás un empleado más feliz, productivo y creativo.

Las funcionalidades más importantes que nos piden en la actualidad son:

  • Fiscalidad conectada (hola Ticket Bai)
  • Cadena de suministro (cada vez se mandan más productos)
  • Business Intelligence (es decir, convertir datos en gráficos para tomar decisiones)
  • Módulos dedicados al sector concreto (porqué cada sector empresarial es diferente)

La personalización es la clave.

De hecho, raramente integramos un ERP sin personalizar. Todos tienen funcionalidades que deben ser adaptadas a la realidad de la empresa.

Integración a servicios de terceros

Y este punto tiene un protagonista muy claro: el comercio electrónico.

Veamos un ejemplo práctico.

Un comercio tradicional que vende ropa y accesorios unisex. En su catálogo tiene más de 6.000 referencias con sus correspondientes tallas y colores.

¿Te imaginas entrar los productos a mano? ¡Una locura! Fotografías, títulos, descripciones, vídeos…

¿Y entrar manualmente todos los pedidos online a tu ERP una vez termina la jornada? ¡Una pérdida de tiempo!

Si tienes (o estás pensando) en vender por internet y tienes un catálogo con un alto volumen de referencias, revisa este punto. WooCommerce, PrestaShop y Shopify son los CMS de ecommerce más importantes del mercado, pero no todos tienen (en la actualidad) buenas integraciones con los ERP estándar.

Por supuesto existen muchas más integraciones. Véase las cuentas bancarias, los servicios EDI en logística o las centrales de compra en grandes grupos.

Valora muy seriamente este punto. Te ahorrará mucho tiempo en un futuro.

Centraliza toda la información. ¡Elimina duplicados!

Si tienes una intranet corporativa y sigues utilizando archivos en Excel, esto te resultará familiar:

excel duplicados

Es imposible sentir que tenemos el control de nuestra empresa.

Las bases de datos tienen que estar centralizadas, y este es uno de los grandes argumentos por los cuales se inventaron los programas de gestión empresarial. De esta manera, todos los departamentos (compras, administración, almacén, ventas…) operan con la información actualizada y sin errores.

Retomando el ejemplo del ecommerce, esto permite eliminar de raíz un “overbooking” de ventas. Es decir, vender más productos de los que tienes. Disponer de un stock sincronizado en tiempo real, te ahorrará varias quejas de tus compradores.

Un ERP debe ser fácil de utilizar

Porqué por definición, un software de gestión empresarial es complicado. Lo es debido a su gran numero de funcionalidades, lo que se traduce en menús, submenús y múltiples pantallas que contienen gran cantidad de datos. Esto con el tiempo ha sido resuelto gracias a la categorización por menús. Veamos un ejemplo.

 

sat ahora erp

En software SAT de Ahora ERP (servicio técnico) está estructurado por menús principales y submenús.

Todos los elementos se pueden pulsar y ofrecen un acceso directo y claro a la información. Esto suaviza la curva de aprendizaje y facilita la contratación de personal en la empresa. Un ERP que disponga de una interfaz moderna e intuitiva te ahorrará muchos costes en tiempo por empleado.

Escalabilidad y crecimiento futuro

Otro argumento importante y que es totalmente contrario al criterio basado en precio: las posibilidades de crecimiento (o decrecimiento).

Lo habitual es que una pequeña o mediana empresa crezca. Si tiene un buen producto o servicio, con el tiempo, deberá incrementar su número de recursos (empleados, flota de transporte, tecnología, servicios, capacidad de almacenamiento, etc). Y lógicamente, el ERP seguirá siendo la pieza angular de todo el proyecto. El software deberá controlar y monitorizar todos los procesos nuevos, y por lo tanto, debe tener la posibilidad de ampliar sus funcionalidades.

Este es uno de los muchos motivos por los cuales nos gusta tanto Ahora ERP: su flexibilidad y escalabilidad. ¿La empresa crece? No hay problema, se incrementa el número de licencias y módulos de servicio. Y todo ello, sin incrementar de manera dramática los costes (como sí ocurre con otros ERP muy conocidos).

Un mantenimiento asequible

En lo que respecta el mantenimiento, muchos clientes nos llegan rebotados de otras plataformas por sus altos costes de mantenimiento y licenciamiento. El sistema de licenciamiento de Ahora permite a la pequeña empresa pagar solo por aquello que utiliza. Ya sean licencias, funcionalidades o niveles de soporte.

Todo ello hace que el mantenimiento sea asequible y no suponga un freno ante un futuro de crecimiento progresivo.

Conclusión: no existe el ERP perfecto

No lo busques, porqué no existe. Todos tienen un “pero” y por ello, es imprescindible valorar todos los puntos y escoger el que mejor se ajuste a tus necesidades.

En este artículo hemos querido dejar constancia de tres ideas básicas:

  1. El precio no debería ser el factor que te haga decantar por uno u otro software.
  2. Además de cubrir las necesidades básicas, debes pensar en la flexibilidad y escalabilidad.
  3. Asegúrate de recibir todo el soporte necesario antes de la adquisición (consultoría), durante y post entrega

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