El control horari de jornada laboral sempre ha estat un tema delicat i difícil de gestionar. Des del mètode emprat per al fitxatge (fulls de paper amb signatura manual, lector d’empremtes, targeta de treball…) fins als aspectes més psicològics. És sabut que alguns empleats interpreten la imposició del fitxatge com una manca de confiança…
L’objectiu d’aquest post és exposar fàcilment què implica aquesta llei, i quines són les accions que l’empresa pot dur a terme per adaptar-se i no patir sancions legals.
Què és el registre horari obligatori 2020?
Després d’anys d’anades i vingudes sobre aquest aspecte, el Govern va anunciar al Consell de Ministres l’aprovació d’un nou Decret llei sobre el registre de la jornada laboral.
El Reial decret llei 8/2019 de 8 de març estableix l’obligació del registre de jornada i control horari d’entrada i sortida dels treballadors. Aquest decret publicat al BOE (Butlletí Oficial de l’Estat) amplia la normativa actual, i obliga totes les empreses a complir-la.
Només afecta les societats espanyoles? Segur que hi haurà més països que ho apliquin. De fet, el Govern s’ha anticipat a la sentència del Tribunal de la Unió Europea que (si tot va segons el previst) acabarà fallant a favor. Aleshores… Què ha canviat realment a nivell legal?
A partir del 12 de maig del 2019, el registre horari és obligatori per a tots els empleats. A més, el registre s’ha de conservar durant 4 anys. Si les dues condicions no es compleixen, l’empresa serà sancionada amb multes de fins a 6250 euros.
Objectius del control horari dels treballadors
Aquesta reforma, aprovada el passat 8 de març de 2019, pretén:
- Garantir el compliment del límit de jornada laboral.
- Facilitar el control horari per part de la Seguretat Social i en cas de discrepàncies, també per la Inspecció de Treball. Creant un marc de seguretat per a treballadors i empreses que solucioni conflictes relatius a la jornada laboral i acabe amb la precarietat.
- Controlar les hores extra no pagades que de vegades excedeixen la legalitat, o bé, encobreixen jornades completes en cas dels treballadors a temps parcial.
- Controlar l’absentisme laboral.
El control horari és l’eina mitjançant la qual la Inspecció de Treball pot tenir constància de les hores extres. D´aquesta manera s´evitaran abusos i fraus a la Seguretat Social. La reforma pretén millorar les condicions i augmentar la qualitat de locupació.
Avantatges del control horari obligatori
I és que no són poques. Segons l’EPA (Enquesta de Població Activa), més del 50% dels treballadors espanyols fa més de 40 hores a la setmana. Per si no n’hi hagués prou, també un 48% afirma no cobrar les hores extres.
Major transparència horària
Amb dues parts (empleat i empresa) tenen a la vostra disposició tota la informació relativa als horaris de l’empleat i es comprometen a complir-la. Un mal comportament per qualsevol de les parts és un problema mutu.
Millorar la conciliació laboral i familiar
La transparència en matèria dhoraris permet reduir el risc dabsentisme, la impuntualitat i el no compliment amb lhorari pactat.
Major flexibilitat horària
El registre d’hores de treball permet generar horaris més flexibles i trencar amb els esquemes estàtics típics de l’oficina. Permetran fomentar la productivitat, adaptant-se a la realitat de cada empleat.
Respectar les pauses per salut i seguretat
Si els horaris actius dedicats a la feina estan definits, també ho estan els descansos. Això permet respectar els temps per menjar i gaudir del temps lliure, cosa que millora la salut de l’empleat i n’augmenta la seguretat.
Reduir el frau laboral
El control d’entrades i sortides dels empleats permet registrar les hores extres i justificar-ne el pagament. A més per descomptat de complir realment el que està escrit al contracte. No treballar 40 hores, si el contracte estipula 30. El full de càlcul és fàcilment manipular-lo i això comportarà més seguretat.
Implicacions de Llei de control horari obligatori
Perquè es faci efectiu el nou Reial decret en defensa del dret dels treballadors, la llei que regula el mercat de treball i l’article 34 de l’Estatut dels treballadors especifica:
"Serà d´obligació de l´empresa registrar la jornada de cada treballador de forma fefaent. Aquest registre de jornada serà diari i haurà d´incloure l´horari concret d´entrada i sortida"
La reforma obliga tots els empleats a fitxar diàriament, i l’empresari és el responsable de donar instruccions per organitzar i documentar el registre de la jornada laboral.
Què ha de fer lempresa?
- Portar un registre diari de la jornada laboral, incloent-hi les hores extres. I han de lliurar al treballador en cada període de pagament un comprovant de les hores extres.
- Totalitzar mensualment les jornades i lliurar una còpia al treballador cada mes.
- Lliurarà un resum mensual de les hores extres que ha fet cada empleat (i la seva compensació) als representants sindicals.
- L’empresa ha de conservar els registres de jornada mensuals durant un període mínim de 4 anys. Aquests registres romandran a disposició dels treballadors, sindicats i de la Inspecció de Treball i Seguretat Social.
A més, hi ha altres obligacions tals com…
- Respectar el límit de màxim de 80 hores extraordinàries anuals per a contractes de jornada completa.
- Retribuir correctament cadascuna daquestes hores extres segons el conveni laboral.
- En cas de contractes a temps parcial s’han de registrar les hores treballades pels treballadors subjectes a aquest tipus de contractes (l’idoni és fer-ho mitjançant un programari de control horari que s’ajusti als requisits legals) tenint en compte que aquests treballadors no realitzaran hores extres, però sí hores complementàries tant obligatòries com voluntàries.
- L’obligat control horari als contractes a temps parcial ha de permetre tenir constància detallada de si s’han realitzat hores complementàries o no, i si aquestes s’han dut a terme dins dels percentatges contemplats, és a dir, el límit del 30% de les hores de contracte per a les obligatòries, i el 15% en el cas de les voluntàries. Només si així ho estableix el conveni, es pot augmentar el percentatge a 60% i 30% respectivament.
Data límit per adaptar la teva empresa
Les empreses espanyoles tenen fins al 12 de maig del 2019 per adaptar el nou sistema de fitxatges. Si no ho fan, s’exposen a patir sancions davant d’una inspecció del Ministeri de Treball o denúncia per part dels mateixos empleats.
Sancions per incompliment…
L’incompliment d’aquesta obligació pot afectar de manera important el vostre compte de resultats de les empreses. Les sancions per no portar un control horari dependran del tipus d’incompliment:
Lleus: de 60 a 625 euros per no informar de les principals condicions laborals o per incomplir el procés pel qual s'ha d'informar (mitjançant els informes generats pel programari de control de presència)
Greus: de 625 a 6.250 euros, per irregularitats en els horaris pactats o la realització dhores extres no computades ni pagades.
Molt greus: de 6.250 a 187.515 euros, per un augment considerable de les hores extres sense que aquestes es reflecteixin en un canvi de tipus de contracte. O bé superin el màxim legal de 80 hores extres anuals o no s'abonin adequadament.
Per tant, les multes es poden produir tant per l’absència de sistemes de control de presència dels treballadors com per la manca de comunicació. Fer hores extres o emmascarar les hores extra sota altres conceptes salarials serà sancionat. És important respectar els drets ARCOS i la normativa de protecció de dades RGPD i LOPD.
A hores d’ara, la Inspecció de Treball continua disposant de la potestat sancionadora que li atorga l’article 7.5 R.D (Reial Decret Legislatiu sobre Infraccions i Sancions a l’Ordre Social) en tot allò relatiu al temps de treball.
Mètodes per al control de fitxatges
No tots els mètodes de control són igual de vàlids i dins de la norma s’especifica que els treballadors han de conèixer les eines que decideixi fer servir cada empresa. Les empreses han d’escollir un mitjà que generi la informació de cada empleat requerida per la Inspecció de Treball.
Els mateixos Inspectors de Treball aposten per un “sistema de registre mecanitzat” a causa de la seva fiabilitat. Sense un sistema de control dhoraris que calculi el temps de treball, no hi ha garanties que es respectin els límits temporals fixats. Dins tots aquests mètodes els més utilitzats són:
- Màquines de fitxar biomètriques (lector d’empremtes dactilars)
- Control d’accés amb targeta d’empleat (NFC)
- Lectors de retina o iris
- Reconeixement facial avançat
- Aplicacions per al control de treballadors
- Portals web al núvol
Aplicacions per al control horari
Al mercat hi ha moltes aplicacions de control horari. Quina diferència hi ha entre elles? Hi ha solucions totalment en local, mixtes o al núvol. Cada empresa és un món, ia iMàtica oferim solucions segons la tipologia d’empresa i la seva activitat. La mobilitat és un factor clau i determinant per escollir el sistema de fitxatges.
- Petites empreses (0 a 30 empleats) el pack estàndard de fitxador i programari
- Mitjanes empreses (30 a 100 empleats) sistemes mixtos com Woffu
- Grans empreses (més de 100 empleats) ideal enllaçar el sistema amb l’ERP
Els empleats mòbils que exerceixen la seva funció en remot (des de casa o fora de l’oficina) hi ha entorns web-app al núvol o aplicacions específiques per poder registrar la jornada laboral. A nivell legal, aquesta és una de les parts que queda més indefinida. El teletreball és una realitat en augment que el govern haurà d’abordar.
Registre diari de jornada en remot
Qui no coneix algú que ja treballa des de casa? El teletreball o treballar des de casa és una realitat al nostre país, i el fitxatge també s’aplica a aquests perfils. Es redueixen els costos per a l’empresa, l’empleat guanya qualitat de vida i estalvia temps i diners en desplaçaments. Però… Com pot fitxar un empleat remot?
Hi ha plataformes cloud (al núvol) de control horari com Woffu, que mitjançant sistemes de fitxatge telemàtic permeten registrar la jornada laboral de l’empleat. Ho fan mitjançant un portal web i/o aplicació mòbil compatible amb iOS i Android.
La verificació de la posició (si cal) es realitza mitjançant geolocalització GPS o per IP. A més, aquests portals són un gran aliat per a Recursos Humans, ja que permeten gestionar els calendaris laborals, vacances, absències, torns, generar informes personalitzats, etc.
El control horari és una oportunitat
A la pràctica resulta que la majoria de les empreses estan obligades a portar un control presencial dels seus empleats. Motius? Comprovar que no se supera el límit de les 40 hores setmanals i vetllar pel compliment correcte dels descansos. També controla les hores extres, evitant que en cap cas aquestes no superin el límit anual fixat per la llei.
Hem d'invertir la nostra energia a gestionar el temps, no a controlar-lo. Potenciar la conciliació laboral i familiar és una assignatura pendent.
Sabent això, cal potenciar polítiques que fomentin la creativitat i la gestió del temps. Afrontar el canvi i fer-lo servir com una eina poderosa. Tenir un control més gran del temps horari posa sobre la taula la situació real de les empreses. Tant si són bones com si no.
Actuar en conseqüència cap a una racionalització horària només pot portar beneficis. Si l’empleat està més a gust amb les condicions laborals (horari, descansos, vacances, hores extra) rendirà més i el retorn per a l’empresa serà encara més gran. Un registre correcte de la jornada dels treballadors són molts, molts beneficis.
Tens cap dubte? Escriu-nos i estarem encantats d’ajudar-te 🙂