Los 7 beneficios de integrar un ERP en la empresa

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Si te mueves dentro del mundo empresarial, cada día más escuchamos las siglas ERP. Es inevitable. Algunos perfiles lo aman, otros lo odian. Pero la realidad es que ha venido para quedarse. Aquí descubrirás los beneficios de un ERP en tu empresa bajo nuestra humilde opinión y experiencia.

La famosa “digitalización de las empresas” pasa por incorporar herramientas informáticas que nos permitan pasar a bits todo lo que ahora está en papel. ¡Una tarea nada fácil!

Pero pensemos en sus ventajas. Son muchas, muchísimas. ¿Quién no recuerda el almacén lleno de archivadores con papeles que nadie utiliza? El volumen de documentación que generamos en nuestro trabajo es… elevado, muy elevado. Piénsalo:

  • Autorizaciones
  • Contratos
  • Solicitudes
  • Comprobantes
  • Facturas
  • Albaranes

Y así podríamos seguir horas según el tipo de actividad que desarrolle la empresa y su nivel de procedimientalismos. ¿Suena mal, verdad?

Los beneficios de un sistema ERP son muchos. En pocas palabras, nos permiten controlar la información de todas las áreas y departamentos de nuestra empresa. El acceso es rápido, ágil y no ocupa espacio físico.

Un sistema más ecológico y funcional

En iMàtica lo sabemos bien. Antes, teníamos una habitación ocupada exclusivamente por archivos físicos. ¡Menudo desperdicio de espacio! Por supuesto, buscar un documento es lo último que querías hacer.

El control de los procesos y la información que se mueven internamente en una
empresa son la parte esencial para realizar una entrega de producto o servicio de calidad al cliente, ya que permite la toma de mejores decisiones.

Toda empresa que se precie tiene un objetivo en común: ofrecer su mejor versión a sus clientes y proveedores.

digitalizar informacion ERP empresas
Digitalizar la información de permite ahorrar mucho espacio y costes

Un ERP bien implementado facilita enormemente la tarea. Reducir al máximo las tareas redundantes y tener la información organizada y disponible no tiene precio. ¡Por cierto! Las siglas ERP provienen del términos en ingles, Enterprise Resource Planning. 

Dicho esto, si aún no estás decidido a dar el paso, vamos a ver las ventajas de un ERP en la empresa.

Beneficios de un ERP en la empresa

1. Mayor control y trazabilidad de la información

Dentro del software ERP se integran los procesos internos y externos de nuestra empresa. Algunos ejemplos de internos son la contabilidad, el control de costes, las ventas y las compras, la documentación de cliente o el stock.

¿Y la relación con nuestros clientes y proveedores? El ERP controla toda la información de los mismos: su volumen de gasto, documentos asociados, pedidos, albaranes, formas de pago, recurrencia, márgenes comerciales, contactos, rappels, acuerdos y documentación legal, etc.

Además, el ERP permite guardar el histórico de acciones (la famosa trazabilidad) para poder volver al pasado si lo necesitas. ¡Esto te ahorrará muchos problemas y ganarás en transparencia!

erp para empresas de moda
El sector textil fue de los primeros en conectar las tiendas físicas y online. Este es uno de los beneficios de un ERP

2. Reducción de costes

Mantener los costes al mínimo siempre es algo positivo. Podríamos decir que un ERP puede ayudarte a ganar más dinero o tiempo, que es lo mismo. El hecho de eliminar tareas repetitivas o duplicadas y reducir las tasas de error que cometemos durante nuestra jornada laboral —al fin y al cabo, somos humanos— nos hace más productivos, eficientes y por lo tanto, competitivos.

En términos de tiempo, disponer de él permite al empresario destinar mayores recursos en áreas estratégicas e importantes. Por ejemplo, en investigación y desarrollo (I+D) o en mejorar sus procesos y la relación con sus clientes.

3. Te permite tomar mejores decisiones

La vida va de accionar palancas. A menudo son pequeñas, pero de vez en cuando grandes retos. Y en estas últimas, el factor riesgo es clave.

El ERP permite reducir la incertidumbre a la hora de tomar una decisión.

¿Cómo lo hace posible? El disponer de módulos de analítica —por ejemplo, PowerBI o QlikView— y un histórico de datos, nos permite crear gráficos de previsión a futuro muy precisos. Además, el software de business intelligence nos muestra de manera muy gráfica donde tenemos que poner nuestra atención.

Lo mejor, es que cada vez más la inteligencia artificial (IA) está más desarrollada y es el propio ERP quién nos alerta y emite su propio veredicto de cuales son las acciones a tomar que beneficiarán nuestro negocio. Los beneficios de un ERP en el campo estratégico son innumerables.

4. Adaptable para todo tipo de negocios

Uno de los mayores errores que cometen las pequeñas empresas es pensar que no necesitan un ERP por el simple hecho de ser pequeñas. Nada más lejos de la realidad.

Hoy día los conceptos de digitalización y eficiencia son necesarios para sobrevivir como empresa. Por otro lado, existen muchos fabricantes de software de gestión empresarial que se adaptan a todo tipo de empresas. No importa el número de trabajadores, el sector o la facturación.

Por ejemplo, Ahora ERP es un software modular, escalable y sin limitación técnica ni funcional.

¿Qué significa esto? Muy sencillo: el empresario solo paga por aquello que realmente está utilizando. Por ejemplo, si no necesita el módulo de almacén (SGA) no pagará por él.

Otro aspecto esencial es que Ahora ERP es escalable y 100% funcional. Si la empresa crece en número de usuarios, en facturación o en necesidades… no tendrá que migrar a una solución superior.

¡Cuidado! No todas las soluciones del mercado son así. La mayoría tienen un coste por licencia. Es decir, a más usuarios, más deberá pagar el empresario.

En cambio, el software de gestión de Ahora se adapta a pequeños, medianos y grandes negocios. Todo ello, con la ventaja de tener siempre con los gastos bajo control.

ahora erp
Ahora ERP es un software muy personalizable y con posibilidades ilimitadas

5. La seguridad de los datos almacenados

Un aspecto clave hoy en día. No solo por la normativa europea de protección de datos (la famosa RGPD) si no por lo que puede suponer un robo, pérdida o fuga de datos.

Primero, un ERP tiene programadas copias de seguridad automáticas y recurrentes. A ello, se suma la posibilidad de definir roles y limitar el acceso a cierta información. Por ejemplo, no tendría sentido que una persona que está en prácticas dentro de la empresa puede acceder a la información sensible como números de cuenta o contratos.

Por otra parte está la ciberseguridad. Los ataques informáticos —que por cierto siguen creciendo año tras año— pueden llegar a costar hasta 50.000€ a las pequeñas y medianas empresas. Este coste se reparte entre gastos legales, operativos, judiciales y de imagen de empresa.

La realidad es que muchas empresas siguen destinando poco dinero a su propia protección.

Integrar un ERP y dejar de lado las hojas de cálculo incrementa mucho el nivel de seguridad.

6. La información siempre disponible

Todos conocemos Google Drive, Dropbox o OneDrive de Microsoft. Estos discos duros en cloud abrieron la lata de la comodidad, y desde entonces, son muchos los programas que operan en la nube.

La información siempre disponible. Desde donde quieras y cuando quieras. No importa si estás de viaje o no tienes el portátil a mano. Tener el ERP en la nube tiene muchas ventajas, entre las cuales está el acceso inmediato a los datos mediante cualquier dispositivo o poder trabajar con total seguridad estando fuera de la oficina.

Por ejemplo, las empresas que sufrieron la crisis del Covid-19 y tenían su ERP en la nube, pudieron seguir operando con total normalidad a pesar de que sus trabajadores no estaban físicamente en la oficina.

7. Integración con plataformas e-commerce

Cada vez compramos más por internet. Es una realidad imparable.

Las tiendas físicas deben digitalizar sus productos y servicios si no quieren quedar fuera de juego. Las grandes cadenas han apostado por un modelo de negocio basado en la omnicanalidad. Es decir, el cliente recibe la misma experiencia de compra, independientemente del canal escogido.

ERP para ecommerce
El uso de ERP para Ecommerce será cada vez más habitual

Por otro lado están los grandes marketplaces como EbayAmazon. Estos pueden ser unos grandes competidores o unos poderosos aliados que permiten llegar a muchos más clientes.

El cliente es cada vez más exigente. La compra debe ser fácil y el pedido debe llegar lo antes posible y sin imprevistos.

¿Qué papel juega el ERP en esto? La sincronización es la clave.

Un ERP bien integrado permite monitorizar todos los canales de venta bajo un mismo sistema. Los clientes, el stock, las compras, las ventas, la fiscalidad, los impuestos, la logística, etcétera.

Esto permite vender en múltiples plataformas y tener el inventario bajo control.

¿Qué pasa si alguien compra el mismo producto a la vez en múltiples canales y nuestras unidades son limitadas? Que generaremos un negativo en nuestro sistema de stock.

Y lo que es peor, uno (o varios) clientes descontentos. Y las estrellas, mandan.

Sin un ERP que conecte en tiempo real nuestro negocio y plataformas de comercio electrónico como WooCommerce, PrestaShop o Shopify es imposible vender altos volúmenes sin sufrir problemas.

La dificultad de elegir el ERP correcto

Ahora que ya conoces los beneficios de un ERP, toca hablar de inconvenientes.

No queremos despedirnos sin reflexionar sobre uno de los mayores miedos en todas las empresas a la hora de apostar por un software de gestión. ¿Y si me equivoco de ERP?

Llegados a este punto, la consultoría es un proceso clave para determinar qué ERP es el más adecuado. Si necesitas ayuda, puedes contactar con nosotros y te ayudaremos a elegir.

De todas las soluciones que existen en el mercado, pocas tienen una alta escalabilidad. Es decir, tarde o temprano la empresa deberá migrar a un fabricante diferente porqué el ERP “se le queda pequeño”. Ya sea por sus limitaciones funcionales o por su elevado coste debido a las horas de programación o precios por licencia.

Como hemos comentado anteriormente, Ahora ERP es distinto a los demás y soluciona esta problemática. Su nivel de personalización y modularidad le permite adaptarse a todas las circunstancias.

¡Nos leemos en el próximo artículo!

 

 

 

 

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